會展信息化與業務流程優化
隨著“互聯網+”的不斷發展，會展企業也意識到信息化建設的重要性。然而，我們發現，有部分會展企業對信息化的認識仍停留在購買哪一家公司軟件的基礎上，這是值得會展業內深思的一個問題。借此，筆者想談談會展企業究竟應該如何處理信息化問題，意在拋磚引玉，引發會展業內的探討。
首先，應清楚兩個必要的概念。
第一，什么是企業信息化管理。信息化管理是企業以增強核心
競爭力為目標，在一定深度和廣度上利用計算機、網絡和數據庫技術，控制和集成化管理企業生產經營活動中的所有信息，實現企業內外部信息的共享和有效利用，以提高企業的經濟效益和市場競爭能力。
第二，什么是企業業務流程優化。所謂企業業務流程優化是指通過不斷發展、完善、優化業務流程，從而保持企業競爭優勢的策略。在流程的設計和實施過程中，要對流程進行不斷改進，以期取得最佳效果。企業業務流程優化以提高組織運作效率，降低整體運營成本，打破部門間壁壘，增強橫向協作，管理層能夠有效地監督和控制企業的整體運作，確保公司策略得以有效地執行，從而支撐戰略目標的實現。
從表面上看，業務流程優化與
信息系統實施似乎并不相關，業務流程關注的是管理理論與實踐，而信息化管理實施則關注技術應用的手段。實施信息系統未必要進行業務流程優化，進行業務流程優化似乎也可以不采用信息系統。但事實上，脫離了業務流程優化的信息系統實施，是造成企業信息化失敗的原因之一。
筆者認為，會展企業信息化和業務流程優化之間的關聯有三點：
首先，會展企業應以業務流程優化為體，以信息系統建設為用。借用張之洞“中學為體，西學為用”，來說明這兩者之間的關系，體用本是一，并無二。會展企業以優化和重組業務流程、提升未來核心競爭能力為根本，去適應未來市場所需，信息化系統建設只是為實現企業核
心能力所購買的“堅船利炮”。如在一些傳統會展企業中，多項目的部門交叉管理方式，某種程度上可能已經阻礙了企業的快速發展。那么，在會展信息化實施的過程中，若不借機改進項目管理流程，筆者以為，即使進行信息化實施，也未必能適應未來競爭所需。
其次，會展企業信息化并不是對信息技術的簡單應用。
早期的會展信息化，談的最多的就是無紙化辦公，為信息化而信息化。我們常常發現一種現象，即企業購買一套軟件之后，發現報表比以前更多了，效率比以前更低了，同事們怨聲載道，最終不得不將軟件束之高閣，又恢復到當初的手工工作。
追問這一現象的根本原因，是軟件供應商僅僅把手工報表變成電
子化，原本要填的一樣沒少填，未能為會展企業提供更多適用的管理方案。優秀的軟件供應商不僅僅是幫助會展企業實施信息技術的應用，更高的要求是對會展企業管理的知識轉移，通過信息化實施來協助用戶進行管理流程的優化和改造。
再次，會展企業信息化應與業務流程的優化緊密結合，高度集成，分步實施。
需要明確的是，只有將會展企業的業務流程優化，融入到管理軟件解決方案之中，才是最佳應用實踐。但每一家會展企業的業務流程和管理模式不盡相同，如何做到統一的實施和管理？筆者的建議是,只有將會展企業管理所需解決方案模塊化，才能構建有效的集成管理應用。比如從項目創建、客戶資源、銷售管理、運營
管理、服務商及媒體、內部協作管理、外部訪問平臺、財務管理、供應鏈管理，以及新媒體應用等。前提需將會展信息系統模塊化，在實施過程中，依據企業的經營規模、組織架構、信息化程度，以及未來發展需求等，組合成不同的解決方案，才能有效保證信息化的實施。
當然，業務流程優化是個不斷循環改進的過程，并不是一步到位的。因此，技術服務商也需要不斷優化和重構產品，才能打造適應展覽企業未來所需的高效信息系統。
